Tietosuojaseloste: Oulu Underground ry osallistujarekisteri

Haluamme varmistaa, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti ja kerromme niiden käytöstä avoimesti ja selkeästi. Ota yhteyttä sähköpostitse, jos sinulla on kysyttävää – vastaamme mielellämme.

Laatimispäivämäärä: 13.08.2025
Viimeisin muutos: 26.09.2025

Muutosloki:

  • 26.09.2025: Lisätty tietojen käsittelytarkoituksiin jatkokoulutuksista tiedottaminen. Tiivistetty tekstiä.

Osallistujarekisteri – Oulu Underground ry

  1. Rekisterinpitäjä

Organisaatio: Oulu Underground ry
Y-tunnus: 3533838-6
Kotipaikka: Oulu
Yhteystiedot: Yhdistyksen hallitus, hallitus@oulu.ug

  1. Henkilörekisterin nimi

Oulu Underground ry:n osallistujarekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tapahtumiin liittyvien ilmoittautumisten hallinnoimiseksi sekä yhdistyksen toiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi.

Tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Tapahtumakohtainen viestintä (esim. info, muutokset)
  • Yhteystietojen ylläpito
  • Kiinnostuksen kohteiden kartoittaminen
  • Tapahtumien ja toiminnan kehittäminen sekä jatkokoulutuksista tiedottaminen
  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää vain ne tiedot, jotka on annettu ilmoittautumisen tai muun yhteydenotot yhteydessä.

Tallennettavat tiedot:

  • Koko nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • Taustatiedot (aiempi kokemus, motivaatio osallistua)
  • Organisaatio tai yhteisö, jota edustaa, sekä rooli
  • Kuvien julkaisulupa
  • Yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeelliset lomakekohtaiset lisätietokentät (esim. palautteen antaminen).

Tietolähteinä käytetään yhdistyksen tapahtumien ilmoittautumis-, palaute- sekä muita lomakkeita ja yhteydenottoja.

  1. Tietojen luovuttaminen ja säilyttäminen

Henkilötietojasi ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman suostumustasi.

Rekisterin tietoihin on salasanasuojattu pääsy ainoastaan yhdistyksen hallituksella ja sen nimittämillä toimihenkilöillä. Tapahtumakohtaisesti tietoja voivat käsitellä myös turvallisuudesta ja sisäänpääsystä vastaavat, koulutuksen toteuttaja (esim. Suomen Häirintäyhdyshenkilöt ry) sekä tilan vuokraaja (esim. Oulu Urban Culture ry), jos se on tapahtuman toteuttamiseksi välttämätöntä.

Rekisterin tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja säilytetään ja käsitellään yhdistyksen sisäisillä palvelimilla sekä Hetzner Online GmbH:n ja Google Drive -pilvipalveluissa. Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

Tietoja säilytetään enintään seuraavan kalenterivuoden loppuun (esimerkiksi 31.12.2026 asti, jos tiedot on kerätty vuonna 2025). Poikkeuksena tähän ovat yhdistyksen lakisääteiset talouden- ja kirjanpidolliset velvoitteet, joiden lakisääteinen säilytysaika on pidempi.

  1. Oikeus omiin tietoihin

Sinulla on aina oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin tietoihin, vaatia niiden korjaamista tai pyytää niiden poistamista.

Mikäli haluat käyttää näitä oikeuksiasi, olethan yhteydessä meihin kirjallisesti. Toteutamme pyyntösi EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).